Kulkulupien hakemusjärjestelmä sujuvoittaa työtä

Tarve

Meyer Turku halusi tehostaa verkostotyöntekijöidensä kulkulupahakemuksia. Aikaisempi hakemus tehtiin lomakkeella, joka oli eri vaiheineen manuaalinen ja työläs prosessi. Lupatoimiston käsittelijät joutuivat syöttämään lomakkeen tiedot käsin verkostorekisterin hallintajärjestelmään.

Tilalle haluttiin uusi järjestelmä, jonka avulla hakemuksen tekijä voi itse syöttää tarvittavat tiedot ja saa ajanmukaiset tiedot hakemuksen vaiheista.

Uuden järjestelmän tulee olla aina käytettävissä sekä siitä on mahdollista päivittää tietoja verkostorekisterin hallintajärjestelmään. Tietoturva ja GDPR säännökset pitää huomioida tarkasti.

Ratkaisu

Järjestelmän suunnittelu ja määrittely tehtiin yhteistyössä Meyer Turun IT-osaston ja ATR:n toimesta.

Person Data Card (PDC) järjestelmän käyttämiseen tarvitaan henkilökohtaiset tunnukset, joiden avulla mahdollistetaan turvallinen käyttö internetin yli.

Hakemuksen tekeminen on pyritty tekemään jouhevaksi ja hakijaa ohjaavasti. Hakemukset ovat aina sidottuja aikaisemmin luotuun sopimukseen, jonka avulla rajoitetaan kunkin hakijan näkemiä hakemuksia, yrityksiä ja henkilöitä. Yhdellä hakemuksella voidaan hakea usealle työntekijälle kulkuluvat.

Hakija osoittaa hakemuksen toimipisteen vastuuhenkilölle hyväksyttäväksi. Vastuuhenkilön hyväksyttyä hakemuksen, siirtyy se edelleen lupatoimiston käsittelyyn. Lupatoimiston käsittelijät käyvät läpi tarvittavat tiedot ja voivat tallentaa tiedot edelleen verkostorekisterin hallintajärjestelmään suoraan PDC:n kautta. Jokaisesta hakemuksen vaiheesta lähetetään sähköposti-ilmoitukset tarvittaville osallisille.

Hakijat voivat myös viestitellä hakemukseen liittyvistä asioista suoraan järjestelmän kautta, joka vähentää erillisten yhteydenottojen määrää. Hakija saa järjestelmän kautta tiedon, koska kulkulupa on haettavissa, jolloin vältytään myös tarpeettomilta toimipisteellä käynneiltä.

Teknologiat

JHipster Full Stack Platform, Angular, Java, Tomcat server