Ovatko control-c ja control-v turhankin tuttuja näppäinyhdistelmiä? Tympäiseekö tehdä samoja mekaanisia naputteluja kerrasta toiseen? Ohjelmistorobotiikka auttaa!
Mitä ohjelmistorobotiikka on?
Ohjelmistorobotti (robotic process automation, RPA) on ohjelma, joka matkii ihmisen tietokoneella tekemiä toimintoja. Se voi esimerkiksi leikata ja liimata puolestasi nettisivuilta yritysten yhteystietoja osoitekirjaasi. Tai se voi katsoa kalenteristasi, mitä työmatkoja olet tässä kuussa tehnyt ja syöttää niiden perustiedot matkalaskuun. Se voi hakea viime viikon tiedot tuotannonohjaus-, varasto- ja asiakastietojärjestelmistä laskutusohjelmaan sillä aikaa, kun juot kupin kahvia.
Mitä robotti tekee?
Ohjelmistorobotti tekee samat toimet kuin ihminen: se avaa asiakastietojärjestelmän, kirjautuu sisään sinun tunnuksillasi, kirjoittaa päivämääräkenttiin viime viikon maanantain ja perjantain, valitsee suodatusvaihtoehdoksi valmistuneet projektit, kopioi ensimmäisen rivin asiakkaan nimen, siirtyy laskutusohjelmaan, liittää laskunsaaja-kenttään kopioimansa asiakkaan nimen, palaa takaisin asiakastieto-ohjelmaan, kopioi projektin nimen, siirtyy laskutusohjelmaan, liittää työ-kenttään kopioimansa projektin nimen ja niin edelleen, ja niin edelleen. Kuin ihminen, mutta todella nopeasti, ilman näppäilyvirheitä ja tuskastumatta iänikuiseen copy-paste-helvettiin.
Miksi ohjelmistorobotti eikä järjestelmien integrointi?
Miksi tähän pitää käyttää robottia? Miksei fiksusti integroida eri järjestelmiä niin, että halutut tiedot siirtyvät paikasta toiseen automaattisesti? Voidaan toki integroida, mutta siinä on yleensä suurempi työ: pitää saada käyttöön jokaisen eri järjestelmän ohjelmointirajapinta, valita sopivin integraatiotekniikka, selvittää mihin data viedään ja missä muodossa, hallita tunnistautumiset, käyttöoikeudet jne.
Ketterän robotin, joka sukkuloi ohjelmien välillä kuin ihminen, ohjelmoi vain päivissä.
Järjestelmäintegrointi on monesti vähintään viikkojen projekti, kun taas ketterän robotin, joka sukkuloi ohjelmien välillä kuin ihminen, ohjelmoi vain päivissä. Projektin takaisinmaksuaika on lyhyt ja edut lähes samat kuin integroinnilla. Molemmilla tiedonsiirtotavoilla on toki paikkansa. Ohjelmistorobotin voi ottaa myös käyttöön integroinnin rinnalle, jotta saadaan data liikkumaan jo integrointityön aikana eikä vasta sitten, kun työ on valmis.
Miksi ohjelmistorobotiikasta puhutaan juuri nyt?
Yritykset ovat alkaneet ymmärtää, että kilpailukyvyn säilyttämiseksi koulutetun ja ammattitaitoisen henkilökunnan aikaa ei kannata haaskata yksitoikkoisten toimistorutiinien tekemiseen, vaan ihmiset pitää vapauttaa tuottavampaan työhön. Lisäksi vaikka taustajärjestelmiä on automatisoitu jo pitkään, jäljelle jää aina informaatiosiiloja, joiden välillä tieto ei kulje. Viime aikoina markkinoille on tullut myös paljon valmiita työkaluja, jotka ovat tehneet ohjelmistorobotiikan käyttöönoton helpoksi.
Mitä ohjelmistorobotti maksaa?
Ohjelmistorobotin teettämisen hinta riippuu suoritettavan tehtävän monimutkaisuudesta, mutta lyhyesti: ei ole kallista. Ja kun ohjelmistorobotti on kerran tehty, sitä voi käyttää sille ohjelmoituun työhön aina uudestaan ilman lisämaksua.
Halusi tai ei, toistuviin toimistorutiineihin kuluu merkittävä osa tietotyöläisen päivittäisestä työajasta. Jos ohjelmistorobotti vähentää rutiinityöt murto-osaan, on tuottavuuden lisääntymisen aikaansaama taloudellinen etu kiistaton. Kaupan päälle saadaan tyytyväisempiä ja motivoituneempia työntekijöitä, jotka vapautuvat tekemään töitä, joita koneet eivät osaa.
Robotti tekee nekin työt, joita kukaan ei normaalisti tekisi – vaikka pitäisi.
Olemassa olevien töiden nopeuttamisen lisäksi robotin voi laittaa tekemään sellaisia töitä, joita kukaan ei normaalisti ehtisi tai viitsisi tehdä: hakemaan taustatietoa sekä vertailemaan ja analysoimaan dataa eri lähteistä. Asiakaspalveluakin saadaan nopeutettua ja sen laatua parannettua, kun puhelun tullessa robotti hakee välittömästi asiakkaan kaikki tarvittavat tiedot käsittelijän nähtäväksi.
Elä niin kuin saarnaat
Sanotaan, että suutarin lapsilla ei ole kenkiä. Me ATR:llä päätimme kuitenkin ottaa järjen käteen ja käyttää ohjelmistorobotiikkaa omassa työssämme. Ensimmäinen omaan käyttöön tekemämme ohjelmistorobotti tutkii aina alkuviikosta tuntikirjausjärjestelmäämme ja poimii sieltä kuudenkymmenen työntekijän joukosta ne syntisäkit, jotka eivät ole muistaneet tai ehtineet merkitä kaikkia edellisen viikon työtuntejaan ylös. Näille robotti lähettää sähköpostilla kohteliaan muistutuksen merkitä tuntinsa järjestelmään.
”Jos mulla on tiedossa neljän tunnin mekaaninen excelöinti, ohjelmoin paljon mieluummin tunnissa itselleni robotin, joka hoitaa homman viidessä minuutissa” – ATR-softeri
Yhteenveto
Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen on edullinen keino lisätä tuottavuutta, vähentää virheitä ja parantaa laatua. Ennen kaikkea ohjelmistorobotti vapauttaa ihmiset tekemään töitä, jotka ihminen osaa konetta paremmin.
Kiinnostuitko? Ota yhteyttä, niin rakennetaan sinullekin oma robotti.
